Mitarbeitendendaten in Personio Payroll importieren

Mitarbeitendendaten in Personio Payroll importieren

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Mitarbeitendendaten importieren

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Im nächsten Schritt schauen wir uns an, wie du die Daten deiner Mitarbeitenden in Personio importierst\. Dafür importierst du zunächst die Personio Core Mitarbeiterdaten und ergänzt diese anschließend um die Informationen aus dem KI\-Scan, Importdatei sowie der DLS\-Datei\.

Schritt für Schritt zum Mitarbeiterimport

Für eine korrekte Entgeltabrechnung ist es wichtig, dass alle Mitarbeitendendaten vollständig und korrekt vorliegen\.

Wir empfehlen dir, diese Schritte genau in dieser Reihenfolge zu befolgen und Attribute im Mitarbeitendenprofil nur dann manuell zu pflegen, wenn es wirklich erforderlich ist\. So können Fehler, die aus der manuellen Eingabe resultieren, vermieden werden\.

Import der Core\-Daten

Im ersten Schritt importierst du die Core\-Daten der Mitarbeitenden\. Das ist wichtig, damit zunächst die Mitarbeitendenprofile angelegt werden\. Anschließend kannst du die noch fehlenden Informationen über den KI\-Scan, den DLS\-Import und die Importdatei ergänzen\.

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Möchtest du mehr zum Thema Import von Mitarbeitendendaten erfahren, dann schau dir den folgenden Kurs an\. Darin lernst du, wie du Mitarbeitendendaten konfigurierst und importierst, wichtige Informationen in den Mitarbeitendendaten verwaltest und festlegst, wer auf persönliche Daten zugreifen und diese aktualisieren kann\.

KI\-Scan von Entgeltbescheinigungen

Im zweiten Schritt können die bereits angelegten Mitarbeitendenprofile mit den Daten aus dem KI\-Scan der Entgeltbescheinigungen ergänzt werden\.

Der KI\-Scan von Personio Payroll extrahiert und validiert alle Mitarbeitendendaten automatisch aus der dafür bereitgestellten Entgeltbescheinigung\. Dadurch sinkt der manuelle Eingabeaufwand im Implementierungsprozess\.

Um den KI\-Scan nutzen zu können, müssen die KI\-Funktionen in Personio aktiviert sein\. Gehe dazu wie folgt vor:

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Import der DLS\-Datei

Die DLS\-Datei \(Digitale Lohnschnittstelle\) ermöglicht den standardisierten Export und Import von Mitarbeitenden\- und Entgeltdaten und ist z\. B\. bei Lohnsteueraußenprüfungen vorgeschrieben\.

In Personio wird der DLS\-Import genutzt, um den Wechsel des Entgeltabrechnungssystems zu erleichtern: Bereits angelegte Mitarbeitendenprofile sowie Stammdaten aus importierten Entgeltbescheinigungen werden dabei um die Informationen aus der DLS\-Datei ergänzt\.

Woher bekomme ich die Informationen

Die DLS\-Datei kannst Du, je nach eingesetzter Software, in der Regel einfach selbst herunterladen oder alternativ bei Deinem Vorabrechner anfordern\. Viele Entgeltabrechnungssoftwares bieten dies als standardisierten Export bereits an\.

In der DLS\-Datei sollten die folgenden Unterlagen vorhanden sein:

• 7 Dateien im \.csv\-Format
• 1 Datei im \.xml\-Format
• 1 Datei im \.dtd\-Format

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Bitte lösche keine Daten oder Dateien aus der DLS\-Datei\. Es sollen alle vorhandenen Daten in Personio Payroll importiert werden\.

Importdatei ergänzen

Um nun die letzten fehlenden Mitarbeitendendaten zu vervollständigen, muss eine von Personio bereitgestellte Importdatei unter dem Aufgabenpunkt Abrechnungsdaten von Personen bereitstellen ausgefüllt werden, um die fehlenden Informationen ergänzt werden\. Anschließend muss diese in Personio erneut importiert werden\.

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Mehr erfahren

Wenn Du mehr über dieses Thema erfahren möchtest, schau Dir die folgenden Help Center Artikel an:

• Mitarbeitendendaten importieren
• Der DATEV DLS Export
• KI\-gestütztes Scannen von Entgeltbescheinigungen[](https://support.personio.de/hc/de/articles/360000283697)
• Ihr Unternehmenskonto in Personio einrichten \(Implementierungsprozess\)[](https://support.personio.de/hc/de/articles/207575695-Wie-funktioniert-die-Vertretung-von-Abwesenheiten)