Meldeverfahren in der Sozialversicherung (6 min)
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Meldeverfahren in der Sozialversicherung
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Was ist das Meldeverfahren in der Sozialversicherung?
Das Meldeverfahren in der Sozialversicherung ist ein zentraler Bestandteil der Entgeltabrechnung und stellt sicher, dass alle relevanten Daten der Mitarbeitenden korrekt und fristgerecht an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden\. Die Arbeitgebenden sind verpflichtet, Meldungen wie den Beginn oder das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses, die Höhe der Beiträge oder Anträge für Entgeltersatzleistungen elektronisch zu übermitteln\.
Sozialversicherungsnummer
Mit Aufnahme der ersten Beschäftigung erstellt der Rentenversicherungsträger für den Versicherten einen Versicherungsnummernachweis \(früher Sozialversicherungsausweis\)\. Dieser enthält die Sozialversicherungsnummer sowie persönliche Daten des Arbeitnehmers\.
Bei Aufnahme der ersten sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung wird jedem Arbeitnehmer von der Deutschen Rentenversicherung eine Sozialversicherungsnummer, auch Rentenversicherungsnummer genannt, zugeteilt\. Diese besteht aus 12 Stellen und enthält sowohl Ziffern als auch Buchstaben\.
Die Sozialversicherungsnummer ist lebenslang gültig und muss vom Arbeitgeber bei Meldungen an die Sozialversicherungsträger angegeben werden\. Eine persönliche Vorlage der Nummer durch den Arbeitnehmer ist nicht mehr erforderlich, da diese inzwischen elektronisch abgerufen werden kann\.
Beitragsnachweis
Der Beitragsnachweis ist eine elektronische Aufstellung der tatsächlichen Höhe der Sozialversicherungsbeiträge, die der Arbeitgeber für den laufenden Abrechnungsmonat an die zuständige Einzugsstelle abführen muss\. Die Einzugsstelle ist in der Regel die Krankenkasse des Arbeitnehmers, bei geringfügig Beschäftigten die Knappschaft \(Minijobzentrale\)\.
Fälligkeiten der Beiträge und Beitragsnachweise:
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich digital über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder mithilfe von Ausfüllhilfen wie dem SV\-Meldeportal\.
Die Beitragsnachweise werden automatisch mit Freigabe der Entgeltabrechnung von Personio erstellt und an die entsprechende Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt\.
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DEÜV
Die Sozialversicherungsträger benötigen zum Erfüllen ihrer gesetzlichen Aufgaben vom Arbeitgeber Angaben zu den von ihm beschäftigten Mitarbeitenden\.
Deswegen wurde das DEÜV Meldeverfahren geschaffen, das die Arbeitgebenden verpflichtet, alle versicherungsrechtlichen relevanten Tatbestände den zuständigen Krankenkassen zu melden\. Diese prüft und speichert die Daten und meldet sie z\. B\. an die Rentenversicherung weiter\.
Die Meldung darf nur elektronisch über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV\-Meldeportal erfolgen\.
Insgesamt gibt es aktuell 14 DEÜV Meldegründe, die zweistellig nummerisch verschlüsselt sind\. Das können Anmeldungen oder Abmeldungen im Arbeitsverhältnis sein oder Meldungen im Rahmen des Jahreswechsels\.
Die DEÜV\-Meldungen werden automatisch mit Freigabe der Entgeltabrechnung von Personio erstellt und an die entsprechende Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt\.
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AAG\-Anträge
Auf Grundlage des Aufwendungsausgleichsgesetzes \(AAG\) haben Arbeitgeber die Möglichkeit, sich Leistungen, die sie während der Entgeltfortzahlung bei Krankheit oder bei Mutterschutzaufwendungen \(z\. B\. Mutterschutzlohn oder Zuschuss zum Mutterschaftsgeld\) gezahlt haben, auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse vollständig oder teilweise erstatten zu lassen\. Dieser Antrag wird als AAG\-Antrag bezeichnet\.
Die gezahlten Leistungen werden im Antrag angegeben, und die Krankenkasse erstattet den Betrag entweder direkt oder verrechnet ihn mit dem nächsten Beitragsnachweis\.
- Umlage U1: Sie betrifft kleinere Unternehmen mit bis zu 30 Beschäftigten und deckt die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ab\. Der Erstattungssatz variiert je nach Krankenkasse und liegt in der Regel zwischen 40 % und 80 %\.
- Umlage U2: Diese gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, und betrifft Mutterschutzaufwendungen\. Hier werden die Aufwendungen zu 100 % erstattet\.
Die AAG\-Anträge werden automatisch mit Freigabe der Entgeltabrechnung von Personio erstellt und an die entsprechende Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt\.
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Elektronische Entgeltersatzleistung \(EEL\)
Die elektronische Entgeltersatzleistung \(EEL\) ist ein digitales Meldeverfahren, mit dem der Arbeitgeber Daten für Mitarbeitende übermittelt, die Anspruch auf Entgeltersatzleistungen wie Krankengeld oder Mutterschaftsgeld haben\.
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über zertifizierte Programme oder das SV\-Meldeportal, papierbasierte Meldungen sind nicht mehr zulässig\. Zuständig für die Annahme der Daten ist die gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers, die diese bei Bedarf an andere Sozialversicherungsträger weiterleitet\.
Für die Berechnung der Leistungen müssen persönliche Daten, die Betriebsnummer und Angaben zum Arbeitsentgelt übermittelt werden, wobei die genauen Informationen je nach Meldegrund variieren\.
Anders als bei der DEÜV Meldung und den AAG\-Anträgen werden die EEL\-Meldungen nicht automatisch an die Krankenkasse verschickt\. Du musst sie selbst überprüfen, ggf\. ausfüllen und an die Krankenkasse schicken\.
EEL 01 \- Krankengeld
Die EEL 01 Krankengeld wird vom Arbeitgeber an die zuständige Krankenkasse übermittelt, wenn der Arbeitnehmer länger als 42 Kalendertage / 6 Wochen arbeitsunfähig erkrankt ist und die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber endet\.
Voraussetzung für den Anspruch auf Krankengeld ist, dass
- der Arbeitnehmer in einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis steht
- der Arbeitnehmer pflicht oder freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist
- die Arbeitsunfähigkeit durch eine ärztliche Bescheinigung nachgewiesen wird
Der Vordruck zur EEL wird automatisch von Personio erstellt, sobald die Fehlzeit länger als 42 Kalendertage beträgt und auf unbezahlt gesetzt wurde\.
EEL 02 \- Kinderkrankengeld
Die EEL 02 Kinderkrankengeld wir vom Arbeitgeber an die zuständige Krankenkasse übermittelt, wenn ein Arbeitnehmer seinen Anspruch auf Kinderkrankengeld geltend macht, weil er seine Arbeitsleitung aufgrund der Betreuung eines erkrankten Kindes nicht erbringen kann\.
Voraussetzung für den Anspruch ist, dass
- der Arbeitnehmer pflicht oder freiwillig gesetzlich krankenversichert ist
- das Kind unter 12 Jahre alt oder auf Hilfe aufgrund einer Behinderung angewiesen ist und
- keine andere Betreuungsperson zur Verfügung steht\.
Die maximale Anzahl an Kinderkrankentagen
- Pro Elternteil: 15 Tage pro Jahr je Kind und Elternteil \(bei gesetzlich krankenversicherten Eltern\)\.
- Alleinerziehende: 30 Tage pro Jahr je Kind\.
- Maximalgrenze: Bei mehreren Kindern stehen jedem Elternteil maximal 30 Tage pro Jahr zu, für Alleinerziehende sind es maximal 70 Tage pro Jahr\.
Der Vordruck für die EEL wird von Personio erst im Folgemonat erstellt, sobald die vorangegangene Periode mit der Fehlzeit erfolgreich abgerechnet wurde\.
EEL 03 \- Mutterschaftsgeld
Die EEL 03 Mutterschaftsgeld wird vom Arbeitgeber an die zuständige Krankenkasse übermittelt, wenn eine Mitarbeiterin während der Schutzfristen vor und nach der Geburt Anspruch auf Mutterschaftsgeld hat\.
Voraussetzung für den Anspruch ist, dass
- die Mitarbeiterin gesetzlich krankenversichert ist und
- sich in einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis befindet\.
Der Vordruck für die EEL wird von Personio Payroll direkt erstellt, sobald die Fehlzeit hinterlegt wurde\.
EEL 04 \- Mitaufnahme ins Krankenhaus
Die EEL 04 ist die elektronische Meldung zur Beantragung von Krankengeld für Begleitpersonen, die bei einer stationären Behandlung eines Angehörigen im Krankenhaus mitaufgenommen werden\. Dies ist insbesondere bei Menschen mit schwerer geistiger Behinderung oder ohne sprachliche Verständigungsmöglichkeiten der Fall, wenn die Anwesenheit einer vertrauten Bezugsperson aus medizinischen Gründen notwendig ist\.
Voraussetzung für den Anspruch ist,
- Die Begleitung ist aus medizinischen Gründen notwendig\.
- Die Begleitperson wird mitaufgenommen oder betreut ihre angehörige Person ganztägig\.
- Ihr entsteht dadurch ein Verdienstausfall\.
- Die Begleitperson ist ein nahes Familienmitglied oder aus dem engsten Umfeld\.
- Beide Personen sind gesetzlich krankenversichert\.
- Die zu begleitende Person hat eine Behinderung und erhält Eingliederungshilfe\.
Der Vordruck zur EEL wird automatisch von Personio erstellt, sobald die Fehlzeit auf unbezahlt gesetzt wurde\.
EEL 41 \- Vorerkrankungsanfrage
Die EEL 41 ist die elektronische Meldung zur Vorerkrankungsanfrage, die der Arbeitgeber an die zuständige Krankenkasse übermittelt\. Sie wird genutzt, um festzustellen, ob bei einem Mitarbeiter in den letzten 12 Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit bereits andere Zeiten von Arbeitsunfähigkeit bestanden haben, die auf die Anspruchsdauer der Entgeltfortzahlung angerechnet werden müssen\.
Diese Anfrage ist erforderlich, da die gesetzliche Entgeltfortzahlung auf 6 Wochen \(42 Kalendertage\) pro Erkrankung begrenzt ist\. Die Krankenkasse prüft die übermittelten Daten und teilt dem Arbeitgeber mit, ob und in welchem Umfang Vorerkrankungen vorliegen, die zu einer Verkürzung des Anspruchs führen könnten\.
Der Vordruck zur EEL wird automatisch von Personio erstellt, wenn mehrere Krankheitszeiträume in den vergangenen 12 Monaten vorliegen, die mehr als 30 Tage in Summe betragen\.
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Mehr erfahren
- Mehr zum Thema Beitragsnachweis sowie den aktuellen Fälligkeitsterminen findest Du in unserem Helpcenter Artikel
- Mehr zum Thema Entgeltersatzleistungen findest Du in unserem Helpcenter Artikel
- Weitere Funktionen und Meldungen im Meldewesen findest Du in dem folgenden Helpcenter Artikel