Ein- und Austritt eines Mitarbeitenden (9 min)

Ein- und Austritt eines Mitarbeitenden (9 min)

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Ein\- und Austritt eines Mitarbeitenden

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Beginn einer Beschäftigung

Zu Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber alle für die Entgeltabrechnung relevanten Arbeitspapiere vor\. Dazu gehören unter anderem:

Damit ein reibungsloser Start und eine korrekte Entgeltabrechnung gewährleistet sind, müssen zu Beginn die vorliegenden Informationen auf das Folgende geprüft werden:

Besondere Personengruppe

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Der Arbeitgeber muss prüfen, ob es sich um eine besondere Personengruppe handelt\. Das können geringfügig Beschäftigte, Rentner, Studenten oder Praktikanten sein\. Je nachdem sind sie gesondert in der Abrechnung zu behandeln\.

Beschäftigung im Übergangsbereich

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Liegt das Gehalt des Arbeitnehmers zwischen 556,01 und 2\.000,00 €, ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer sich im Übergangsbereich befindet\. Der Arbeitnehmer genießt eine bevorzugte Abrechnung und zahlt nicht den vollen SV\- Arbeitnehmerbeitrag\.

Mehrfach\-beschäftigung

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Hat ein Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen, sind diese gemeinsam zu betrachten\. Gerade in der Sozialversicherung ergeben sich Aktivitäten für den Arbeitgeber für eine korrekte Entgeltabrechnung\.

Aufgaben in der Entgeltabrechnung

Hat der Arbeitgeber alle Informationen geprüft, muss er nun die folgenden Schritte für die Entgeltabrechnung durchführen:

Erfassung der Daten

Zunächst müssen im Entgeltabrechnungsprogramm alle notwendigen Arbeitnehmerdaten erfasst werden:

• Allgemeine Daten des Arbeitnehmers \(z\. B\. Name, Adresse und Bankverbindung\)
• Lohnsteuerdaten \(z\. B\. Steueridentifikationsnummer und ob es sich um einen Haupt\- oder Nebenarbeitgeber handelt\)
• Sozialversicherungsdaten \(z\. B\. SV\-Nummer, Krankenkasse, Personen\- und Beitragsgruppenschlüssel\)
• Vertragsdaten \(z\. B\. Eintrittsdatum, Befristung und Gehalt\)

Abruf der ELStAM\-Daten

Beim Eintritt muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber seine Steueridentifikationsnummer sowie sein amtliches Geburtsdatum vorlegen\. Mit diesen Angaben ruft der Arbeitgeber nach dem Eintritt die ELStAM\-Daten des Mitarbeitenden ab\. Sobald die Daten zum Abruf bereitstehen, wird der Arbeitgeber informiert und übernimmt diese in das Abrechnungssystem\.

Der ELStAM Datensatz beinhaltet u\. a\. die folgenden Informationen:

• Steuer\-ID des Arbeitnehmers
• Datum der Bereitstellung und das Gültig\-ab\-Datum
• Steuerklasse und ggf\. Informationen über das Faktorverfahren bei Steuerklasse IV
• Anzahl der Kinderfreibeträge
• Religionszugehörigkeit des Arbeitnehmers und ggf\. des Ehepartners
• Frei\- und Hinzurechnungsbeträge

Anmeldung Sozialversicherung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, neue Mitarbeitende im Rahmen des DEÜV\-Verfahrens mit dem Meldegrund 10 bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden\. Diese Anmeldung sollte idealerweise mit der nächsten Entgeltabrechnung erfolgen, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach dem Eintritt des Mitarbeitenden\. Seit 2021 ist die Vorlage einer Mitgliedsbescheinigung nicht mehr erforderlich – die reine Information über die Krankenkasse genügt\.

Bei privat versicherten Beschäftigten erfolgt die Meldung an die Krankenkasse, bei der zuletzt eine gesetzliche Versicherung bestand\.

Mitarbeitende in Personio anlegen

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Ende der Beschäftigung

Tritt ein Mitarbeitender aus einem Unternehmen aus, hat der Arbeitgeber eine Reihe von Pflichten zu erfüllen\. Die Aufgaben, die Teil der Entgeltabrechnung sind, findest du in der nachfolgenden Tabelle\.

Checkliste Austritt Mitarbeitender

Aufgaben in der Entgeltabrechnung

Abmeldung ELStAM

Mit dem Austritt eines Arbeitnehmers meldet der Arbeitgeber diesen aus der ELStAM\-Datenbank ab\. Erfolgt nach dem Austritt eine Nachzahlung von laufenden Bezügen, muss die Abrechnung mit den steuerlichen Merkmalen des Austrittsmonats erfolgen\.

Werden nach dem Austritt sonstige Bezüge oder Einmalzahlungen gezahlt, ist eine erneute Anmeldung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber erforderlich\. Je nach Beschäftigungsstatus wird die Abrechnung dann entweder mit Steuerklasse VI \(Nebenarbeitgeber\) oder mit Steuerklasse I bis V \(Hauptarbeitgeber\) durchgeführt\.

Abmeldung Sozialversicherung

Tritt ein Arbeitnehmer aus einem Unternehmen aus, muss er bei der Krankenkasse über das DEÜV Verfahren mit dem Meldegrund 30 abgemeldet werden\. Die Abmeldung erfolgt mit der letzten Abrechnung für den Mitarbeitenden\.

Meldung an die Unfallversicherung

Neben der Meldung an die Sozialversicherung ist auch bei Austritt eine UV\-Jahresmeldung mit dem Meldegrund 92 bei Austritt eines Arbeitnehmers zu erstellen\.

Austritt von Mitarbeitenden in Personio

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